Las 19 mejores aplicaciones de productividad que toda pequeña empresa debería probar

El éxito en el mundo digital actual depende en gran medida del software que utilices. Si bien algunas cosas pueden hacer que tu pequeña empresa sea más eficiente, otras pueden suponer una pérdida de recursos. Por ello, debes encontrar las mejores aplicaciones de productividad que puedas.

Ya sea que dirija una pequeña empresa desde su casa o tenga una oficina en el centro de la ciudad, las aplicaciones adecuadas pueden marcar la diferencia.

Cuando se trata de encontrar aplicaciones en línea que puedan beneficiar a su negocio, hay seis aspectos importantes a considerar:

• No necesita hardware adicional.
• Se puede acceder a la mayoría de ellos desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
• Muchos de ellos pueden adaptarse a sus necesidades.
• No es necesario realizar actualizaciones ni instalar parches porque la empresa lo hace por usted.
• La mayoría se puede utilizar prácticamente en cualquier computadora o dispositivo móvil.
• La eficiencia del negocio se puede incrementar enormemente.

Hoy he reunido 19 de las mejores aplicaciones de productividad que puedes encontrar en Internet. Desde facturación hasta gestión de proyectos, casi todos los aspectos de la empresa se pueden realizar a través de la nube.

Productividad general

A continuación, se muestran algunas de las mejores suites de productividad que puede utilizar para gestionar una pequeña empresa. Combinan algunas de las aplicaciones más utilizadas para ofrecerle una plataforma sólida desde la que trabajar.

1. Zoho

Si necesita una gran variedad de herramientas para ayudar a mantener el funcionamiento de su negocio, Zoho tiene una amplia variedad para elegir. Desde la gestión de relaciones con los clientes hasta el correo electrónico, este sistema tiene mucho que ofrecer a cualquier pequeña empresa.

Uno de los aspectos más populares de Zoho es el módulo CRM. Te permite gestionar las comunicaciones del equipo, generar informes de flujo de trabajo y realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios, por nombrar solo algunos de los beneficios.

2. G Suite

Originalmente conocida como Google for Business, G Suite incorpora algunos de los sistemas más potentes que ofrece el gigante tecnológico. De hecho, muchos de ustedes probablemente ya estén utilizando algunas de estas herramientas. G Suite se integra con Gmail, Hangouts, Calendar y Google+.

Sin embargo, también utiliza herramientas de colaboración como Docs, Sheets y Forms.

En lugar de utilizar un dominio de Gmail para empresas, puedes configurar una dirección de empresa a través de Google. El sistema también permite hasta 30 GB de almacenamiento para ti y tu equipo, lo que supone bastante espacio en función de los archivos que guardes.

También puede migrar datos de un sistema a otro, como por ejemplo extraer correos electrónicos de Microsoft Exchange a Google mediante herramientas de migración.

3. Solo oficina

Cuando necesite una solución basada en la nube para la productividad general de la oficina, OnlyOffice tiene muchas herramientas y funciones que pueden resultarle útiles. Cada una de sus funciones adicionales profundiza en la edición de archivos en comparación con muchas otras aplicaciones.

Por ejemplo, OnlyOffice admite la edición de HTML5 desde su software de documentos.

Desarrollado con una interfaz fácil de usar, ofrece un potente conjunto de herramientas que facilitan el desarrollo de documentos. En algunos casos, puede sentir que tiene control total para una personalización aparentemente ilimitada.

Uno de los puntos fuertes de esta plataforma es la posibilidad de utilizarla en la nube, en un servidor local o descargada directamente a un sistema informático.

Contabilidad

Ningún negocio puede tener éxito sin contabilidad. A continuación, se muestran algunas de las soluciones más eficaces que he encontrado en Internet. Desde el control de inventario hasta el procesamiento de facturas, conocer sus finanzas es una parte clave del éxito.

4. Quickbooks

Quickbooks también facilita el pago de impuestos al final de cada año, ya que lleva un registro de todos los datos pertinentes. Con unos pocos clics del ratón, se realiza el trabajo de un par de semanas en cuestión de minutos.

Esto incluye lo fácil y rápido que es realizar declaraciones de impuestos sobre la nómina o crear formularios 1099 para mano de obra contratada.

Teniendo en cuenta que se cree que los servicios de contabilidad alcanzarán los 160 mil millones de dólares , cosas como Quickbooks podrían ahorrarle algo de dinero.

5. Freshbooks

Si opera un sitio de comercio electrónico o procesa pagos en línea a través de Stripe, Freshbooks se integra bien con esas plataformas y más. Productos como Shopify, OneSaas, G Suite y Avalara se conectan sin problemas a esta aplicación.

6. Gusto

Otra plataforma rica en funciones es Gusto . Esta aplicación en línea tiene una amplia gama de capacidades perfectas para empresas grandes y pequeñas. Controla la presentación automática de declaraciones de impuestos de los empleados ante el gobierno, facilita la presentación de formularios de impuestos anuales y puede administrar cosas como planes 401(k) y compensación laboral.

Una característica que destaca, especialmente en la economía actual, es la gestión de los beneficios de salud. Desde su panel de control, puede inspeccionar aspectos como los beneficios médicos, dentales y de la vista de su empresa.

Como la inscripción es completamente en línea, no hay papeleo real y el proceso es más rápido.

Gestión de equipos

Parte de mantener la productividad de una empresa es asegurarse de que el equipo sepa exactamente lo que está haciendo. A continuación, se muestran algunas de las mejores aplicaciones de gestión para controlar la gestión del personal y de los proyectos.

7. Saba

Esto puede ayudarle a desarrollar equipos más fuertes y colocar al personal en roles más productivos.

Halogen también ofrece un sistema de participación que mostrará al personal dónde debe estar y cuáles son sus logros. Como la moral es muy importante para la dinámica de cualquier empresa, esta función es excelente para cualquier aplicación de gestión de equipos.

Según las estadísticas, un poco más del 12 por ciento del dinero invertido en una empresa se desperdició debido al mal desempeño del proyecto . Mantener al equipo eficiente es clave para el éxito y los costos.

Una mala gestión de proyectos puede conducir al fracaso. Incluso los proyectos de IBM solo se cumplen el 40 por ciento de las veces .

8. Alternar

Cuando la gestión del tiempo es un aspecto importante de su negocio, Toggl puede ayudar. Mediante un sistema de un solo clic, los proyectos se pueden registrar y facturar según el tiempo real de procesamiento.

El sistema puede manejar una amplia gama de proyectos, establecer tarifas de facturación y compartir informes a través de enlaces o archivos exportados.

Si necesita un sistema de seguimiento que funcione sin conexión, Toggl también puede encargarse de eso. El tiempo se seguirá registrando mientras esté fuera o en un sitio remoto y luego se cargará una vez que se detecte una conexión a Internet.

9. Asana

También puede compartir archivos sobre proyectos y mostrar estadísticas en un informe fácil de leer sobre la eficiencia en el lugar de trabajo.

Una característica atractiva del sistema es su compatibilidad cruzada. Ya sea que su personal esté en sus computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, tendrá acceso a los mismos datos. Esto puede ser increíblemente útil si tiene personal móvil o remoto trabajando para usted.

10. Campamento base

Mantener una comunicación abierta sobre los proyectos es muy importante, y Basecamp puede brindar esa sensación de seguridad a las pequeñas empresas. El personal puede asignarse a los proyectos y se organizan en una pantalla fácil de ver para que no haya malentendidos sobre quién debe hacer qué.

El sistema incluye chat, foros de mensajes, almacenamiento de archivos, programación, listas de tareas pendientes e incluso registros automáticos para que el personal pueda mantenerlo informado de lo que está sucediendo. Si desea más claridad, puede asignar preguntas automáticas para preguntar qué hizo cada uno durante un día específico.

Además, las estrategias de gestión del tiempo pueden mejorar el rendimiento de su negocio.

Atención al cliente

Los clientes son quienes mantienen el negocio abierto y tus bolsillos llenos de dinero. Si no te preocupas por ellos, a tu empresa le resultará más difícil permanecer abierta. Echa un vistazo a estas aplicaciones que pueden mejorar el servicio al cliente.

11. Escritorio de Salesforce

Muchos propietarios de pequeñas empresas consideran que las herramientas de Salesfaorce Desk son muy beneficiosas para las relaciones con los clientes. Ofrece soporte multicanal para que pueda ayudar a los clientes independientemente de cómo se comuniquen con usted.

Hay herramientas de gestión de casos disponibles para solucionar problemas. También proporciona herramientas de productividad para ayudar a mejorar el flujo de trabajo.

Uno de los puntos clave de Salesforce Desk son los informes y la información empresarial que se obtiene con la aplicación. Puede identificar las fortalezas y debilidades de su organización en base a informes gráficos fáciles de leer.

Esto puede ayudarle a aumentar su base de clientes con el tiempo.

12. Con perspicacia

Disponer de buenas herramientas de CRM puede marcar una gran diferencia en las pequeñas empresas. Insightly ofrece una amplia gama de ellas, tanto si utiliza la versión gratuita como si paga por las actualizaciones. El sistema está diseñado para ayudar a gestionar clientes potenciales, contactos y proyectos.

Todas las versiones de esta aplicación incluyen envío masivo de correos electrónicos, plantillas disponibles e informes detallados. También se integra con algunos de los sistemas en línea más eficientes, como Dropbox, Evernote, GSuite y Office 365.

Como el sistema utiliza encriptación de nivel militar, usted puede estar tranquilo sabiendo que sus materiales están a salvo de ataques cibernéticos.

Según el Huffington Post, las pequeñas empresas pueden esperar ver un crecimiento de tres dígitos en el número de aplicaciones que se centren en mejorar la “experiencia del cliente”. Esto se debe a la importancia que tienen estas relaciones para el éxito continuo de cualquier empresa.

13. Zendesk

En lo que respecta a la comunicación con los clientes a través de múltiples canales, Zendesk tiene mucho que ofrecer. Este sistema incorpora aplicaciones de chat en vivo, centro de llamadas y mensajería social en un solo sistema. Incluye software de análisis e informes para brindarle información sobre las relaciones con los clientes de la empresa.

Zendesk le brinda la posibilidad de analizar a sus clientes en función de tendencias y comportamientos. Como resultado, puede enviar mensajes específicos para interactuar con los clientes que muestran un interés específico.

Esto puede ayudarle a aumentar el rendimiento del negocio al interactuar con las personas en un nivel más personalizado.

Intercambio de archivos y comunicación

La comunicación es fundamental en cualquier organización. Cuando hay una ruptura entre las partes, el trabajo puede retrasarse o completarse incorrectamente. Poder compartir archivos y documentos es parte de esa comunicación. Estas son algunas de las mejores aplicaciones de comunicación y uso compartido que he encontrado en línea.

14. Dropbox

Si desea mantener sus archivos almacenados y de fácil acceso en todas sus computadoras, Dropbox es una herramienta increíble que debe tener en cuenta. Después de instalar la aplicación en sus sistemas informáticos, todos los archivos que comparta se enviarán instantáneamente a sus otras computadoras.

Por ejemplo, si tienes Dropbox instalado en tu computadora de casa y en la de la oficina, puedes enviar archivos instantáneamente de un lado a otro.

Lo que hace que esto sea genial para la empresa es que también puedes compartir archivos con cualquier otra persona que use Dropbox. Dado que obtienes 2 GB de almacenamiento gratis, es una excelente manera de asegurarte de que todos puedan acceder a los archivos.

Incluso puedes restringir el acceso a determinadas carpetas a las que no quieres que todo el mundo acceda.

15. Atlassiano

Para las pequeñas empresas que solo necesitan una pequeña plataforma de comunicación, Atlassian puede ser una buena opción. Este software incluye Slack, que permite que todos los miembros del equipo se comuniquen directamente.

El chat de video, el uso compartido de archivos y un historial con capacidad de búsqueda le otorgan a esta aplicación una gran funcionalidad en el lugar de trabajo. Atlassian también se integra con una variedad de sistemas como Jira Cloud, Trello y Confluence.

16. Skype Empresarial

Skype, que ahora forma parte del paquete de aplicaciones de Microsoft Office, es uno de los sistemas de comunicación por Internet más grandes del mundo. Skype for Business lleva esa plataforma aún más lejos.

Por ejemplo, las reuniones de Skype se pueden compartir con hasta 10 personas simultáneamente mientras se usa una URL personalizada para que otros puedan unirse desde cualquier dispositivo.

Con el software gratuito, puedes colaborar en presentaciones de PowerPoint. Sin embargo, la plataforma empresarial ofrece integraciones con aplicaciones de Microsoft Office y grabación de reuniones.

Esto se suma a increíbles novedades como una pizarra editable, mensajería instantánea incorporada y accesorios personalizados específicamente para Skype.

Procesamiento de pagos

Existen muchas formas de que los clientes le paguen. Necesita una solución que sea ideal para su pequeña empresa. A continuación, se muestran algunas de las mejores aplicaciones de procesamiento de pagos en Internet con excelentes antecedentes.

17. PayPal aquí

PayPal es una de las formas más destacadas de procesamiento de pagos en línea en Internet. PayPal Here lleva ese sistema al mundo real.

Puede utilizar lectores de tarjetas que se conectan directamente a su dispositivo móvil o solicitar que le envíen un lector de tarjetas que pueda aceptar tarjetas de crédito con chip con facilidad.

Las tarifas por utilizar el sistema son comparables a las de muchas otras aplicaciones de procesamiento de pagos y mucho mejores que las de las cuentas comerciales tradicionales con alquiler de equipos. No hay tarifas ocultas ni mensuales a través de PayPal y tienes acceso a ese dinero casi al instante.

Como PayPal también ofrece una pasarela de pagos móviles, puedes adelantarte a la tendencia. Según las cifras, se espera que los ingresos por pagos móviles superen el billón de dólares . No querrás alejar a esos clientes que pagan.

18. Cuadrado

Incluso puedes elegir registrar el efectivo que aceptas para los pagos.

Utilice un lector de tarjetas gratuito que se conecta a su dispositivo móvil o solicite un sistema completo de tableta y caja registradora para aceptar pagos. En cualquier caso, Square le entregará informes basados ​​en las compras realizadas, cuándo y dónde se aceptaron las tarjetas e incluso le enviará un recibo por correo electrónico a los clientes que lo soliciten.

19. Venmo

El sistema tiene precios comparables para las transacciones y a menudo es una alternativa más barata dependiendo de la cantidad gastada.

Una de las características más destacadas de Venmo es la tarjeta Mastercard que puedes solicitar. Te permite retirar de tu saldo de Venmo en la mayoría de los cajeros automáticos hasta $400 en un solo día. También puedes usarla en cualquier establecimiento donde se acepte Mastercard.

Aumente la productividad con la aplicación adecuada

Cuando se trata de encontrar las mejores aplicaciones de productividad, no querrá preocuparse por no tener una herramienta específica. Antes de encontrar la mejor aplicación en línea para su pequeña empresa, asegúrese de que se cumplan todas sus necesidades.

Puede reducir en gran medida el tiempo perdido y mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo.